Um bom suporte audiovisual para apresentações (em Power Point, por exemplo) talvez seja das ferramentas mais importantes para quem tem que comunicar com públicos empresariais e profissionais – ou seja, para a comunicação B2B. Apesar disso é das mais maltratadas, provavelmente por culpa do próprio Power Point.

A facilidade de fazer “em casa” a sua própria apresentação levou a maior parte dos utilizadores do programa a pensar que o assunto estava resolvido: não é preciso nenhuma ajuda especializada, a gente vai distribuindo os tópicos pelos slides e já está.

O resultado é o que todos nós, enquanto audiência, já tivemos a oportunidade de suportar: apresentações enfadonhas, intermináveis, com fartura de gráficos e tópicos em letra miudinha que se atropelam uns aos outros e, por alguma razão, dão uma enorme vontade de dormir. Ou de morrer.

Contra a famigerada “death by power point” têm-se levantado felizmente algumas vozes. Garr Reynolds é talvez das mais conhecidas. O seu livro Presentation Zen dá algumas recomendações interessantes.

Um dos pontos de partida para tirar partido do livro é compreender que uma sequência de slides em Power Point (ou noutro suporte eletrónico equivalente) não é a apresentação, mas apenas o seu suporte visual. A apresentação propriamente dita é aquilo que você faz com a sua voz – e essa tem que ser pensada, preparada, ensaiada, de modo que não seja necessário projetar uma cábula com todos os pontos e vírgulas do que você vai dizer. Se cair nesse erro, tudo o que vai conseguir é distrair – e entediar – a sua plateia.

A solução recomendada por Garr Reynolds é um tipo de apresentação diferente, com imagens profissionais, sugestivas e inspiradoras, e um mínimo de palavras que sublinhe e torne mais memorável, naquilo que você diz, as ideias-chave que importa reter. E essas imagens têm que ser escolhidas e ordenadas de modo a “contar uma história”, ou seja, têm que ter um conceito, um fio condutor, uma ideia.

Chegar a esse fio condutor que o livro recomenda é um processo não muito diferente do que é usado pelas agências de publicidade, por exemplo, para conceber as suas campanhas. É preciso processar informação, digeri-la e experimentar muitas soluções criativas até que surja o eureka: aquela ideia que de repente permite que tudo se encaixe.

O que a necessidade desse processo implica é que as sugestões de Garr são boas, mas não necessariamente  fáceis de seguir para quem não tem ajuda profissional. Por isso, aqui fica o meu próprio conselho: se aquela sua reunião decisiva com o Conselho de Administração, potenciais investidores, clientes ou equipa de venda precisa de uma apresentação como deve ser, talvez seja o caso de não a fazer em casa.

A Hamlet ajuda seus clientes a conceber apresentações sintéticas, envolventes e de impacto. Para isso, usamos a nossa própria experiência e também a de alguns parceiros que sabem o que andam a fazer. A Tribe, do Miguel Monteiro, é um deles. Confira aqui a entrevista que ele deu há algum tempo à revista Indezine.

Bruna Gil, ex-colaboradora da Hamlet