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Falar de Comunicação Interna numa altura destas?!

Pois é. Quando tantas empresas estão a mandar gente para casa e a reduzir os salários de quem fica, investir na comunicação interna não será uma afronta?

Fará sentido gastar recursos em coisas tão etéreas como o “clima organizacional”, a  “coesão e a cultura interna” ou o “sentimento” dos colaboradores — quando o dinheiro mal dá para manter as funções vitais da empresa?

Botão_1bA resposta é: sim, faz sentido. Porque acontece que cuidar da cultura interna, da coesão e do clima organizacional é uma das funções vitais da empresa. E é na crise que isto se nota mais.

Quem já teve que comunicar medidas amargas sabe a diferença entre ter do outro lado colaboradores alinhados com a organização ou colaboradores que estão ali como podiam estar em qualquer lado. Ou cujos maiores vínculos com a empresa são a desconfiança, a incompreensão, o ressentimento.

Quais deles acha que vai aceitar melhor os sacrifícios? Quais estarão mais abertos a ajudar a empresa na tempestade?

Precisamente numa altura como a que vivemos, contar com um bom Plano de Comunicação Interna é mais urgente do que nunca.  Se a sua empresa ainda não tem um, ou se o que tem podia ser melhorado, esta é uma boa altura.

E o primeiro passo é conhecer estas 6 Perguntas e 6 Respostas para Criar um Plano de Comunicação Interna.

 

As 6 perguntas básicas da Comunicação Interna

E quando digo básicas, é porque são mesmo básicas. São elas:

1. Para quê?

2. Com quem?

3. Para quem?

4. O quê?

5. Quando?

6. Como?

 

Então vamos lá às respostas:

1. PLANEAR A COMUNICAÇÃO INTERNA PARA QUÊ?

Entre seres humanos, comunicamos para muitas coisas.Para nos sentimos ligados uns aos outros. Para nos sentirmos parte de uma comunidade ou de uma cultura. Para saber o que se passa à nossa volta e partilhar o que sabemos, pensamos e sentimos. Para obter feedback, ajuda e orientação para as nossas acções. Aou para ajudar e influenciar o comportamento dos outros.

A comunicação nas empresas não é diferente: todas estas dimensões podem existir. Em que medida cada uma delas deve estar presentes, no entanto, depende dos objetivos da empresa e dos problemas e oportunidades em cada momento.

Antes de começar, é bom por isso pensar nos objetivos concretos que quer atingir com o seu programa de comunicação interno. Que comportamentos quer promover? Que atitudes quer incentivar, corrigir ou reforçar? Que conhecimentos quer partilhar? Que vínculos internos quer criar? Que convicções ou formas de pensar pretende promover na empresa?

2. PLANEAR A COMUNICAÇÃO INTERNA COM QUEM?

Com os colaboradores, naturalmente, mas é preciso ir um pouco mais longe. Quem são esses colaboradores? São todos parecidos ou é possível segmentá-los em grupo? E como se caracterizam, o que pensam, como se relacionam uns com os outros e com a empresa, o que esperam da vida e do seu empregador?

Sim, estamos a falar de públicos-alvo – embora “alvo” não seja aqui o termo mais exato. É que a comunicação interna nunca pode ser um processo unidireccional. Ocorre sempre ENTRE. Entre a empresa e o colaborador. Entre o colaborador e os seus colegas. Entre o colaborador e a empresa.

A tentação, aviso, será privilegiar a direcção Empresa >> Colaborador e esquecer as outras.  Uma das funções de um bom Plano de Comunicação interna é contrariar esta tendência, permitindo criar vínculos e canais de comunicação em todos os sentidos.

3. PLANEAR A COMUNICAÇÃO INTERNA PARA QUEM?

“Para” tem aqui o sentido de “Em benefício de”. Isto porque a comunicação interna deve ser sempre pensada como um benefício para todos os envolvidos.

Para o colaborador, favorecendo a sua produtividade, crescimento profissional  e motivação. Para a empresa, ajudando a alinhar atitudes e comportamentos com as estratégias definidas, aumentando a motivação, facilitando a circulação de conhecimentos e promovendo o feedback, que por sua vez permite detectar mais cedo problemas e oportunidades.

Este foco nos benefícios mútuos deve estar sempre presente quando definimos o conteúdo da comunicação interna. Vamos defini-lo?

3. E DEPOIS COMUNICAR O QUÊ?

O conteúdo da comunicação interna pode ser informativo, formativo, institucional ou motivacional.

O primeiro tipo inclui Informação sobre tudo o que diz respeito à empresa mas também sobre tudo o que lá fora tem impacto na sua atividade. No segundo, troque a palavra “informação” por “conhecimento”, entendido como algo que tem o poder de mudar atitudes e práticas.

Os conteúdos institucionais servem para manter sempre presentes a visão, a missão, os valores, a estratégia e a forma de estar que dão à empresa a sua identidade e cultura própria. Já os conteúdos motivacionais são pensados para para promover atitudes e comportamentos desejados.

A maior parte das empresas tende dar à comunicação interna uma função meramente informativa, esquecendo as restantes. É mais uma tendência que deve ser contrariada.

4. E QUANDO?

Na sua forma espontânea, a comunicação interna está sempre a acontecer.

Quando programada, também deve ser pensada para ocorrer de forma contínua, com ciclos e ritmos que acompanhem a vida da empresa e a sua relação com o colaborador. Esta, comoqualquer relação duradoura, tem algumas fases típicas.

Há por exemplo uma fase de lua de mel, que corresponde ao acolhimento, ou aos primeiros tempos do colaborador na empresa.  Depois há um período de Habituação, onde háum grande risco de a mágica desaparecer e ocorrerem crises. No melhor dos casos, há neste período, de parte a parte, um empenho permanente em prevenir essas crises. Quando acontecem, pode ser necessário um esforço para revitalizar a relação. Onde é que você já viu isto antes?

Gerir e tirar o máximo partido desta relação contínua exige pensar a comunicação interna como um verdadeiro programa de relacionamento com o colaborador – cuja estrutura não será muito diferente da de um programa de CRM, ou gestão do relacionamento com o cliente.

5. OK, VAMOS LÁ PLANEAR A COMUNICAÇÃO INTERNA. MAS COMO?

A construção do Plano de Comunicação Interna deve ter em conta:

  • A sua integração com a estratégia e objetivos gerais da empresa – Parece óbvio, mas nem sempre acontece. Tem a ver com a primeira pergunta, “para quê”. Antes de pôr em prática qualquer iniciativa de comunicação interna, não se esqueça de perguntar: para que mesmo é que precisamos de fazer isto?
  • A política de recursos humanos – A organizaçãodas empresas nemsempre leva a fazer assim, mas comunicação interna e política de RH deveriam sempre andar de mãos dadas e juntinhas. Afinal, a primeira só faz sentido como parte da segunda.  Mais uma vez, é evidente. Mas nem sempre acontece.
  • A estratégia da marca – Tenha consciência disso ou não, ao comunicar com os seus colaboradores a empresa está sempre a criar uma marca. Se é assim, convém que seja a mesma marca que a empresa tem na sua comunicação externa, com os mesmos códigos de comunicação, os mesmos atributos, personalidade, tom, estilo.
  • A estrutura de suporte, interna ou externa, necessária para a sua implementação. Fazer um plano de comunicação só faz sentido se for para ser implementado. É preciso para isso saber quem o fará, com que recursos, com que apoio, e quanto vai custar.

    Comunicação Interna
    Pode aceder a uma análise mais detalhada deste conteúdo aqui

 

Agora que já percebeu as perguntas e respostas básicas para montar um bom Plano de Comunicação Interna, pode

passar à acção. Se é adepto do Faça Você Mesmo já tem as ferramentas básicas. Mas se precisar de uma ajuda, sempre pode procurar um especialista. A Hamlet, por exemplo.

Primeira empresa dedicada à comunicação B2B e com públicos profissionais em Portugal, a Hamlet tem uma grande experiência em construir programas, campanhas e suportes de comunicação interna. Se achar que uma altura destas é uma boa altura, fale connosco.

 

Jayme Kopke

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Categories:
Business to business, Comunicação institucional, Comunicação interna e RH, Marketing B2B